Анализ организации документооборота в инспекции фнс. Примеры организации учета отдельных налогов и документооборота Описать организацию документооборота по налогам

Летом 2016 года в часть I НК РФ внесены изменения, уточняющие правила бумажного и электронного документооборота между ФНС и налогоплательщиками по спорным вопросам, а также введена серьезная ответственность за несоблюдение правил электронного документооборота - блокировка операций по всем счетам. С 01.01.2017 будет расширен список налогоплательщиков, обязанных отчитываться в ФНС по электронной форме, и список документов, принимаемых в инспекции только в электронной форме. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

02.06.2016: уточнен порядок документооборота между ФНС и организациями (ИП) по спорным вопросам

1. При представлении документов, запрошенных ФНС, в бумажном виде с 02.06.2016 вы обязаны предварительно пронумеровать и прошить их. Копии бумажных документов заверяются подписью руководителя организации (ИП) или уполномоченных представителей (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Хорошая новость! С 02.06.2016 ФНС не вправе требовать у налогоплательщика нотариального заверения копий запрашиваемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

1. С 02.06.2016 запрашиваемые налоговиками документы, составленные в электронном формате, следует отправлять в ФНС только в электронной форме (через ТКС или личный кабинет) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если же документы были оформлены в бумажном варианте, то при отправлении в электронной форме их нужно просто отсканировать и выслать в ФНС вместе с сопроводительным письмом. С 02.06.2016 отправляемые в электронной форме копии документов перед сканированием не нужно заверять вручную, так как они будут автоматически заверены при передаче в ФНС усиленной электронной подписью отправителя (его представителя) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

1. С 02.06.2016 жалоба (апелляция) на действия (бездействие) ФНС может быть подана не только в письменном виде, но и в электронном (через ТКС или личный кабинет) (п. 1 ст. 139.2 НК РФ). Формат и порядок передачи жалобы устанавливается налоговыми органами. После 02.06.2016 при составлении жалобы (апелляции) вы должны указать в ней одну из форм получения решения (подп. 6 п. 2 ст. 139.2 НК РФ):

• в бумажном варианте;
• через ТКС;
• через личный кабинет.

02.06.2016: изменен порядок получения уведомлений по налогам физлицами

Если вы относитесь к физлицам, имеющим доступ к личному кабинету налогоплательщика, то с 02.06.2016 все письма из ФНС по умолчанию вы будете получать в электронной форме через свой личный кабинет. Для того чтобы получать письма от налоговиков в бумажной форме, вам придется передать в ФНС соответствующее уведомление (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Для вашего удобства мы подготовили образец уведомления для направления его в ФНС на тот случай, если вам удобнее или привычнее получать письма из ФНС в бумажном варианте.

До 02.06.2016 налогоплательщики-физлица по умолчанию получали письма в бумажном виде и уведомление в ФНС писали, если хотели получать эти письма через личный кабинет.

Направить рассматриваемое нами уведомление можно в любое подразделение ФНС и желательно до 01.09.2016 (информация ФНС от 07.07.2016 «О получении пользователями "Личного кабинета для физических лиц" уведомления на уплату имущественных налогов в электронной форме») одним из способов:

• лично;
• по почте;
• через личный кабинет, подписав его неквалифицированной электронной подписью.

Рекомендации! Если у вас имеется доступ в личный кабинет и вы не направляли в ФНС письмо о получении уведомлений в бумажном варианте, то постарайтесь проверять личный кабинет минимум 1 раз в неделю. Если вы не будете его проверять, то можете пропустить момент поступления письма от ФНС и в установленный срок не представите запрошенные документы (информацию) или не заплатите налоги.

01.07.2016: введена ответственность за нарушение правил электронного документооборота

Если после 01.07.2017 по ряду причин организация (ИП) переходит в число налогоплательщиков, обязанных сдавать отчетность в ФНС в электронной форме, то организация (ИП) должна в течение 10 дней с момента возникновения такой обязанности найти оператора электронного документооборота, подписать с ним договор на получение возможности обмениваться с ФНС документами в электронной форме и получить у него усиленную квалифицированную электронную подпись (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если руководитель организации (ИП) передает обязанности по осуществлению электронного документооборота с ФНС уполномоченному представителю, то подтверждающие этот факт документы (доверенность, приказ) должны быть переданы в налоговую инспекцию строго в электронной форме в срок до 3 дней после их утверждения руководителем организации (ИП).

Ответственность за нарушение! При обнаружении факта несоблюдения налогоплательщиком указанных выше требований подразделение ФНС вправе приостановить операции по банковским счетам и переводы электронных денег (п. 3 ст. 76 НК РФ).

Отменить решение о приостановлении банковских операций и электронных переводов ФНС обязана не позднее следующего дня после выполнения налогоплательщиком обязанностей по обеспечению электронного документооборота с ФНС (п. 3.1 ст. 76 НК РФ).

С 01.07.2016 налоговики уже начали проверять всех налогоплательщиков на предмет соблюдения ими п. 5.1 ст. 23 НК РФ. Чтобы не пугать руководителей организаций (ИП) нежданными приостановлениями по их счетам, ФНС должна в письменной форме сообщить им об этом за 5 дней до принятия решения о приостановлении (письмо ФНС от 29.06.2016 № ЕД-4-15/11597@).

Рекомендации! По возможности следите за численностью работников. В 2016 году организации (ИП) переходили на электронную форму общения с ФНС только при превышении по итогам 2015 года среднесписочной численности работников отметки в 100 человек или переходе на уплату НДС (п. 3 ст. 80 НК РФ). С 01.01.2017, после передачи страховых взносов в ФНС, обеспечивать в 10-дневный срок возможность поступления писем от ФНС в электронной форме придется еще и тем организациям (ИП), у которых численность работников будет свыше 25 человек.

Подробнее о том, кто должен переходить на электронную отчетность и как ее подключить, читайте в статьях:

• ;
• .

Мы очень хотим, чтобы вы не сталкивались с приостановлениями операций по банковским и электронным счетам. Оформите подписку на наши новости, и мы напомним вам о необходимости проверить численность работников после 01.01.2017 для того, чтобы вы в случае необходимости успели подключиться к электронному документообороту с ФНС.

03.08.2016: уточнен порядок уведомления ФНС о невозможности представления запрошенных документов в установленный срок

С 03.08.2016 организации (ИП), обязанные отчитываться по налогам в электронной форме (п. 3 ст. 80 НК РФ), смогут уведомлять ФНС о невозможности представления запрошенных ими документов до определенной даты только 3 способами (абз. 3 п. 3 ст. 93 НК РФ):

• лично (через представителя);
• через ТКС;
• через личный кабинет.

Все остальные организации (ИП) помимо указанных выше способов передачи уведомления о перенесении сроков представления документов в ФНС вправе воспользоваться еще одним способом (абзац 3 п. 3 ст. 93 НК РФ):

• отправка по почте заказным письмом.

До 03.08.2016 указанных выше ограничений не было, и каждый налогоплательщик мог передать рассматриваемое нами уведомление любым доступным ему способом.

К сведению! После 03.08.2016 при формировании указанного уведомления, отправляемого в ФНС через ТКС (личный кабинет), нужно применять форму, утвержденную налоговиками (абз. 4 п. 3 ст. 93 НК РФ) - см. «Утверждены форма и формат для уведомления о невозможности предоставить документы по требованию в срок» .

01.01.2017: расширен список документов, принимаемых в ФНС только в электронной форме

1. После 01.01.2017 налогоплательщики, отчитывающиеся по НДС, при проведении камеральной проверки деклараций по НДС запрошенные налоговиками пояснения (документы) должны будут направлять в ФНС только в электронной форме. При подаче в ФНС пояснений (документов) в бумажной форме они будут считаться непредоставленными.

1. С 01.01.2017 заявление о постановке на учет (снятии с учета), уведомление о выборе подразделения ФНС для постановки организации по месту нахождения ее обособленного подразделения можно сдавать не только лично в ФНС, через почту или ТКС, но еще и через личный кабинет, однако с условием, что подаваемые документы будут подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).

Рекомендации! Если вы пользуетесь ТКС (личным кабинетом), но ранее не представляли документы в ФНС в электронной форме, то при первой возможности отправьте письмо (уведомление) одним из указанных электронных способов и проследите, за какое время ваше письмо дошло до инспекции, приняли ли его и выслали ли вам квитанцию о получении (уведомление). При наличии неполадок в отправке или длительном неполучении (более 5 дней) письма подразделением ФНС обратитесь за разъяснениями к вашему оператору ТКС или в ИТ-отдел ФНС. Будьте готовы к тому, что ФНС постепенно будет полностью переводить налогоплательщиков на электронную форму документооборота.

Нам важно, чтобы в процессе подготовки отчетности вы не пропустили значимые для вас новости по налогам и разъяснения по сложным участкам учета. Чтобы мы смогли вовремя оповещать вас обо всех изменениях по налогам и бухучету, просто оформите подписку на наши новости.

Налог на добавленную стоимость (НДС). По своей сущности налог на добавленную стоимость относится к группе федеральных косвенных налогов и представляет собой форму изъятия в бюджет части добавленной стоимости, создаваемой на всех стадиях производства товаров, работ, услуг. Как и любой другой косвенный налог, НДС влияет на процесс ценообразования, так как включается поставщиком (продавцом) в цену реализуемой продукции. В связи с этим фактически НДС уплачивают конечные потребители продукции, т.е. покупатели, а сборщиками этого налога и налогоплательщиками в соответствии с действующим законодательством признаются продавцы товаров, работ, услуг.

Налог на добавленную стоимость уплачивается в бюджет на основании декларации (см. приложение 1), которая составляется за каждый налоговый период (квартал). Налоговым кодексом РФ установлен единый срок для предоставления декларации и уплаты НДС -- не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. Основанием для составления декларации по НДС являются итоговые показатели книги продаж и книги покупок организации. Конкретно в отделе налогового учета пассажирского хозяйства составление отчетности по НДС осуществляется по довольно простой схеме.

Сначала в соответствующем сектора учета налога на добавленную стоимость принимаются от предприятий - заказчиков первичные документы, коими являются счета-фактуры выданные и полученные. Они подлежат группировке, и затем на их основании в программе SAP формируются Книга покупок и Книга продаж. Далее данные по счетам-фактурам выгружаются и в Систему сводной налоговой отчетности, где также составляются Книга покупок и Книга продаж и налоговая декларация. Сформированная отчетность передается в центр Желдоручета для дальнейшей консолидации и свода. Итак, документооборот по НДС можно кратко изобразить так:

Рис. 2 Схема документооборота по налогу на добавленную стоимость

Транспортный налог является региональным налогом и регулируется гл. 28 Налогового кодекса Российской Федерации. Применительно к нашему случаю объектом налогообложения являются наземные транспортные средства, а налоговой базой - мощность двигателя транспортного средства в лошадиных силах.

Предприятия-заказчики обязаны предоставить отделу налогового учета соответствующую документацию, на основании которой в дальнейшем будет рассчитываться сумма налога. Такая документация включает в себя: свидетельство о регистрации в ГИБДД, в котором указывается владелец транспортного средства; паспорт транспортного средства с содержащимися в нем данными о мощности автомобиля в лошадиных силах; документы формы ОС о постановке этого средства на учет. Так как этот налог региональный, то по разным регионам налоговые ставки будут различаться, и так как в налоговые органы каждого из них требуется предоставить отдельные декларации, то расчет суммы налога будет производиться для каждого региона отдельно.

Сумма налога рассчитывается по каждому транспортному средству путем умножения налоговой ставки на налоговую базу и поправочный коэффициент. Поправочный коэффициент определяется отношением числа месяцев, в течение которых транспортное средство находилось в собственности налогоплательщика, к продолжительности календарного года, т.е. к 12 месяцам. Его рассчитывают, как правило, до трех знаков после запятой.

При этом месяц регистрации транспортного средства и месяц снятия его с учета принимаются за целый месяц. В случае регистрации и снятия с учета транспортного средства в течение одного календарного месяца указанный месяц принимается как один целый месяц.

Рис. 3 Схема документооборота по транспортному налогу

Налоговым периодом по транспортному налогу является календарный год. Для организаций установлены также и отчетные периоды: первый, второй и третий кварталы года, по истечении которых исчисляются и уплачиваются авансовые платежи по транспортному налогу. Авансовые платежи рассчитываются по окончании отчетных периодов как ј произведения налоговой базы и соответствующей налоговой ставки. Налоговые расчеты по авансовым платежам представляются в налоговые органы не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным. По итогам налогового периода, т.е. года, в срок до 1 февраля, в налоговые органы регионов должны быть предоставлены декларации по транспортному налогу (см. приложение 2).

Организации, использующие наземный транспорт, являющийся объектом налогообложения, декларацию подают по месту регистрации транспортных средств. К примеру, если автомобиль находится на данный момент в Брянске, а зарегистрирован в Москве, то налог на него будет уплачиваться все равно по месту регистрации.

Начисление транспортного налога учитывается на тех счетах, где собираются расходы по виду деятельности, в котором используют транспорт. Начисление налога отражается записью:

Дебет счетов 20, 23, 29;

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по транспортному налогу» - ?.

Перечисление налога в бюджет:

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по транспортному налогу»

Кредит счета 51 - ?. организационный отдел налог документооборот

Земельный налог является местным налогом и регулируется гл. 31 НК РФ. Объектом налогообложения являются земельные участки, расположенные в пределах муниципального образования, на территории которого введен налог. Налоговая база определяется в отношении каждого земельного участка как его кадастровая стоимость по состоянию на 1 января года, являющегося налоговым периодом (налоговым периодом по земельному налогу является год).

Сумма налога по итогам налогового периода определяется путем умножения кадастровой стоимости земельного участка на ставку налога. Не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным, налогоплательщики обязаны подать налоговые декларации по земельному налогу.

Предприятия-заказчики раз в год должны предоставлять исполнителю подготовки налоговой отчетности свидетельства о праве собственности земельных участков, где должно быть указано, что они являются их реальными собственниками. Так же отдел получает от них кадастровую выписку, где как раз и указывается кадастровая стоимость земельных участков. Данные о стоимости участков как основных средств также указаны и в программе SAP. На основании этих документов налог просчитывается раз в год с учетом того, что он местный и ставки налога в разных муниципальных образованиях могут различаться. Затем составляются налоговые декларация по земельному налогу в системе СНО и данные налогового учета передаются в Желдоручет. Уплачивается земельный налог поквартально в соответствующие местные бюджеты в виде авансовых платежей. Авансовые платежи рассчитываются как ј произведения кадастровой стоимости земельного участка и ставки налога.

Рис.4 Схема документооборота по земельному налогу

В бухгалтерском учете начисление земельного налога отражается записью:

Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 29;

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по земельному налогу»- ?.

Перечисление налога в бюджет оформляется проводкой:

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по земельному налогу»;

Кредит счета 51 - ?.

В целом такая система налоговой консолидации является очень громоздкой, во-первых, из-за чрезмерно большого количества информации (особенно относящейся к ОАО «ФПК»), а во-вторых, из-за прямой зависимости работы отдела налогового учета от работы предприятий-заказчиков. Какие-то предприятия могут не прислать в срок соответствующие данные для расчета конкретного налога, и тогда вся работа в секторе по его расчету в разрезе информации этого предприятия приостановится.

Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов. Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно, процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один-единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать — организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, — составляют такой документ, как график документооборота.

О том, что движение первичных документов в организации должно происходить в соответствии с графиком документооборота, сказано в п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах самой организации. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь с 2013 г. организации на «упрощенке» будут обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (пп. 1 п. 1 ст. 2 и п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). А значит, повысятся и требования к своевременному и грамотному оформлению документов.

Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение).

Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:

— кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;

— в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;

— кто является ответственным за создание и передачу документа;

— кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;

— сколько времени нужно хранить документ в организации .

Обычно используется табличный вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением N 105.

Утверждена приказом N _____

от «__» ___________ 20__ г.

Подготовленный проект графика представляется на утверждение руководителю организации, после чего с ним следует ознакомить каждого сотрудника — исполнителя графика движения документов.

Сделать это можно путем вручения каждому сотруднику выписки из графика документооборота, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указано, в какое подразделение фирмы и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. Следует иметь в виду, что ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль над соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.

Как правило, классификация документов фирмы осуществляется путем объединения их в дела, причем в состав одного дела входят только документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности фирмы. Справочником, позволяющим разобраться в перечне дел, заведенных в организации, является номенклатура дел. В делопроизводстве под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТ Р 51141-98 .

Нужно отметить, что номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации, так как ее практическое применение непосредственно связано с определением порядка хранения документов организации. Напоминаем, что требование о хранении документов организаций в течение определенных сроков выдвигает бухгалтерское и налоговое законодательство России, а также иные нормативные акты.

Так как номенклатура помимо заголовков дел содержит еще и сроки хранения документов, то фактически ее использование дает организации возможность провести своего рода экспертизу ценности документов на начальном этапе формирования дел.

Кроме того, номенклатура используется и при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Помимо всего прочего отметим, что в соответствии с номенклатурой каждому делу, заведенному в организации, присваивается свой индекс — цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение, наносимое на его обложку, в связи с чем ее применение возможно и при разработке системы регистрации документов.

Отчетность, готовящаяся для сдачи в инспекцию (в том числе и годовая отчетность по итогам очередного финансового года), формируется в целом по организации, то есть с включением показателей всех ее подразделений (пункт 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г.

N 43н). Иначе говоря, для составления бухгалтерской отчетности всего предприятия показатели бухгалтерских балансов, а также отчетов о прибылях и убытках суммируются. Очевидно, что при этом учетная политика, выбранная компанией, должна быть едина для всех ее филиалов, представительств и иных подразделений. Филиалы и иные обособленные подразделения не вправе применять принципы учета, отличающиеся от принципов, утвержденных головным офисом.

Нужно наладить обмен учетной информацией с филиалами. Не всегда это просто. Как показывает практика, иногда возникают ситуации, когда бухгалтерия получает из обособленного подразделения требуемую информацию с опозданием. В крупных компаниях, имеющих разветвленную сеть, филиалы могут быть расположены на большом расстоянии от центрального офиса. Поэтому неудивительно, что бухгалтеры сталкиваются иногда с задержками при передаче оригиналов бумажных документов. Очевидно, что подобная неслаженность не самым лучшим образом отражается на эффективности работы бухгалтерского подразделения компании и в худшем случае может привести к необходимости подачи уточненных налоговых расчетов (деклараций), в которых уже будут учтены не присланные вовремя данные и пересчитаны показатели. Это приведет к необходимости уплаты пеней. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется разработать специальное положение о филиале, которое будет определять все вопросы документооборота между бухгалтериями головного подразделения и филиала. Либо посвятить этим вопросам отдельный пункт в учетной политике предприятия. В особенности стоит обратить внимание на четкое определение сроков представления информации (документов, отчетности) из филиала, а также ее состав.

Бухгалтерский учет в компании, имеющей филиалы, можно вести двумя способами. Первый - централизованный, то есть учетные функции филиала исчерпываются только оформлением первичных документов, а вся остальная работа проделывается в центральном офисе. Этот вариант требует очень хорошо отлаженной системы доставки документов в головное подразделение, без нарушения сроков. Его разумно применять, если филиал не занимается активной деятельностью и количество его финансово-хозяйственных операций невелико. Второй способ - когда филиал ведет бухгалтерский и налоговый учет практически без вмешательства головного подразделения и, в частности, формирует обособленный баланс, который затем направляет в основную бухгалтерию для консолидации в целом по организации. Этот подход применяют для филиалов, которые имеют крупные обороты и большое число операций.

Что касается хранения первичных документов, то, где их держать, организация решает самостоятельно. Специальных законодательных требований здесь нет, компания исходит исключительно из соображений собственного удобства. Оформлять внутренним документом решение по хранению документов в основной бухгалтерии или в бухгалтерии филиала не требуется, но этот момент можно прописать в учетной политике предприятия либо в положении о филиале.

Во многих случаях удобнее иметь документы в головном подразделении.

В особенности это логично, когда центральный офис сам ведет бухгалтерский и налоговый учет. Но и в случае наличия обособленного баланса у филиала первичные документы можно хранить в управляющей бухгалтерии. Это позволит, во-первых, отслеживать правильность оформления первичной документации, а, во-вторых, при проверке оперативно представить требуемые сведения инспекторам. Напомним, что если организация не сдаст затребованные сведения, то она будет оштрафована в размере 50 руб. за каждый отсутствующий у инспекторов документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Срок представления документов - 10 рабочих дней, причем он может быть продлен, если компания по каким-либо причинам не имеет возможности его соблюсти. Для продления необходимо письменно уведомить налоговую инспекцию о невозможности сдать документы, с обоснованием причин и указанием сроков, когда это станет возможным (п. 3 ст. 93 НК РФ). Такое уведомление нужно успеть сделать в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов.

Что касается темы проверок, то самостоятельная выездная проверка может проводиться только в отношении того филиала (представительства), создание которого закреплено в учредительных документах фирм (ст. 55 ГК РФ). Время проведения проверки в данном случае ограничено сроком в один месяц, и продлеваться он не может. Самостоятельная выездная налоговая проверка филиала или представительства проводится на основании решения налогового органа по месту нахождения обособленного подразделения.

В отношении других подразделений, не отраженных в учредительных документах, налоговый контроль может проводиться только в рамках проверки юридического лица в целом. Продолжительность проверки в данном случае вне зависимости от количества подразделений составляет 2 месяца. Данный срок может быть продлен до 4 или, в исключительных случаях, до 6 месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ).

Итак, для корректного ведения учета, а также во избежание проблем с налоговыми органами при проверках организация должна наладить документооборот между подразделениями. Рассмотрим особенности обмена информацией в двух указанных выше случаях - если филиал является "зависимым" от центрального офиса в плане ведения учета (то есть только сам филиал лишь заполняет "первичку") и - второй случай - если филиал выделен на отдельный баланс.

Прежде всего в учетной политике должны быть установлены неукоснительно соблюдаемые сроки передачи текущих документов. Например, каждую неделю по вторникам и пятницам. За передачу документов приказом руководителя необходимо назначать ответственных лиц. Сотрудника филиала должен курировать бухгалтер из центрального подразделения, который будет принимать документы по описи (конечно, это необязательно, но желательно, если работа еще не налажена). Конечно, если головное подразделение территориально удалено от филиала, то и времени передача "первички" затребует немало, что плохо сказывается на оперативности учета. Чтобы ускорить процесс, можно применять информационные технологии. Самый простой вариант - дублировать по электронной почте документ, который еще не дошел до центрального офиса. Таким образом, основная бухгалтерия сможет получать всю информацию, содержащуюся в недошедших документах, в более оперативном режиме.

В отличие от только что рассмотренного случая обособленные подразделения, о которых пойдет речь сейчас, ведут бухгалтерский и налоговый учет самостоятельно практически в полном объеме. В связи с этим в центральный офис они сдают уже итоговую информацию о заключительных оборотах по счетам бухгалтерского учета. В настоящее время в основном для передачи таких данных используется специальное программное обеспечение, то есть информация передается дистанционно в электронном виде. В тех же случаях, когда у компании нет такой возможности, используется авизо. Официальной формы этого документа нет, фирма разрабатывает его самостоятельно с учетом требований к оформлению, установленных п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Авизо - это извещение в письменном виде об изменении состояния взаимных расчетов. Во внутрихозяйственных расчетах чаще всего используется для сообщения о приеме-передаче затрат, финансовых результатов и обязательств. В то же время на такие операции, как передача имущества или денег, авизо не оформляется. Авизо составляется в двух экземплярах. Первый направляется в основную бухгалтерию и на основании него там делаются соответствующие записи в бухгалтерском и налоговом учете. При этом используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Второй экземпляр с отметкой о том, что информация доведена до сведения центрального офиса, остается в филиале. Для однотипных операций может оформляться одно общее авизо. Сроки передачи авизо в головное подразделение закрепляются в учетной политике предприятия. Также авизо используются для внутренних расчетов между обособленными подразделениями одной организации.

Еще по теме 2.5. Организация документооборота:

1. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
2. 3.4.2. Документационное обеспечение системы управления персоналом. СИТУАЦИЯ «ПОСТРОЕНИЕ СХЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Регламентация документооборота Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398. Информационные выписки. Неформализованные электронные документы Исходящие электронные письма «Обращения»: Входящие извещения от налоговой инспекции.

Налоговая служба утвердила Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – Порядок) Приказом от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@. Этот приказ опубликован на портале www.pravo.gov.ru 14.08.2015 и вступил в силу 25.08.2015.

Необходимость принятия Порядка очевидна. Дело в том, что первая часть Налогового кодекса устанавливает многочисленные правила, касающиеся направления документов от налоговых органов налогоплательщикам и ответных обязательных документов в обратном направлении. При этом определяются сроки, в течение которых налогоплательщик должен дать ответ.

Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, могут быть, в частности, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика, если порядок их передачи прямо не предусмотрен НК РФ. Лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, указанные документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Более того, лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, такие документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо личный кабинет налогоплательщика, то есть не направляются по почте и не вручаются лично.

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:

Обращение;

Информационное сообщение о доверенности;

Квитанция о приеме;

Уведомление об отказе в приеме;

Подтверждение даты отправки;

Подтверждение о дате получения;

Извещение о получении;

Ответ на запрос;

Сообщение об ошибке.

Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронном виде по ТКС осуществляется, если налогоплательщик (представитель) взаимодействует с налоговыми органами в электронном виде по ТКС и зарегистрирован в качестве участника электронного документооборота в соответствии с требованиями Системы.
Основанием для информирования налогоплательщиков и предоставления налоговыми органами информационных услуг в электронном виде по ТКС является запрос (обращение) налогоплательщика (представителя) в электронном виде, подписанный ЭП налогоплательщика (представителя) в налоговый орган по месту учета налогоплательщика.
Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают предоставление налоговыми органами в электронном виде следующих документов:

Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Форма документа утверждена приказом Минфина России от 18.01.2008 № 9н (Приложение № 8,9 к Административному регламенту ФНС России);

Выписка операций по расчетам с бюджетом. Форма документа приведена в приложении № 7;

Перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году. Форма документа приведена в приложении № 8;

Акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, форма которого утверждена приказом ФНС России от 20 августа 2007 г. N ММ-3-25/494@. Документ, предоставляемый по данной услуге, состоит из титульного листа и раздела II акта по заданному списку налогов.
Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

Формы документов (акт, выписка, перечень, справка) представляют собой файлы формата RTF, XML, EXCEL. При этом имена файлов формата RTF, EXCEL должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением.rtf, .xls.

При предоставлении информационных услуг налогоплательщику (представителю) в целом по организации формы документов (акт, выписка, перечень, справка) представляют собой файлы формата XML.
Информационное взаимодействие в электроном виде по ТКС осуществляется между налогоплательщиками (представителями) и налоговыми органами, в которых налогоплательщики состоят на учете по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества, транспортных средств и иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.
Налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших (далее – крупнейшие налогоплательщики) (представители) осуществляют информационное взаимодействие в электронном виде по ТКС с налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации взаимодействуют с крупнейшими налогоплательщиками через налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Информационное взаимодействие налогоплательщика и налогового органа через спецоператора или непосредственно осуществляется в зашифрованном виде за исключением подтверждения даты отправки, подтверждения о дате получения, рассылки со стороны налоговых органов, извещения о получении и сообщения об ошибке.
Документы шифруются отправителем для получателя.
В случае невозможности расшифровать поступивший электронный документ, получатель формирует и направляет адресату-отправителю сообщение об ошибке.

Участники информационного взаимодействия обеспечивают хранение электронных документов в электронном виде в порядке и в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации и настоящими Методическими рекомендациями.

Программно-аппаратные средства налогового органа и специализированного оператора связи, обеспечивающие электронный документооборот, должны функционировать круглосуточно. Временные характеристики выполнения функций (2 часа, 4 часа) действуют при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.
При отправке обращения или запроса в электронном виде по ТКС представителем налогоплательщика доверенность (копия доверенности), подтверждающая право представителя на получение информационных услуг или ответа налогового органа, предоставляется налоговому органу до представления запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение 3-х лет после истечения срока действия доверенности.

Право подписи документов, участвующих в электронном документообороте, электронной подписью имеют должностные лица налогоплательщика (представителя), налогового органа, спецоператора, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Информация по запросу (обращению) не представляется налогоплательщику (его представителю) по следующим основаниям:

Направление запроса (обращения) налогоплательщиком (представителем) в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по запросу (обращению);

Несоответствие запроса (обращения) налогоплательщика (представителя) установленному формату;

Направление представителем налогоплательщика запроса (обращения) без приложения к нему информационного сообщения о доверенности, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации по запросу;

Дата, по состоянию на которую запрашивается информация, позднее даты запроса; - ЭП налогоплательщика (представителя) отсутствует, владелец ЭП, подписавший запрос (обращение) не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса (обращения) не соответствуют данным владельца сертификата ключа подписи, ЭП не соответствует документу.

В этом случае налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.
Ответ на запрос, письмо налогового органа, квитанция о приеме либо уведомление об отказе в приеме, подписывается ЭП должностного лица налогового органа и направляется налогоплательщику (представителю) по ТКС.

В одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период. В одном запросе может быть запрошен только один из документов.

При направлении запроса налогоплательщиком (представителем) на получение информации в целом по организации идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит «ИФНС» заполняются равными «0000», реквизит «КПП налогоплательщика» не заполняется.

В ответ на запрос на получение информации в целом по организации налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и/или уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика, месту нахождения организации, месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом Российской Федерации.

Дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО) могут заполняться при запросе выписки операций по расчету с бюджетом. В случае не заполнения дополнительных реквизитов, ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика.

«Акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам» предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган с заполненными графами «Данные налогоплательщика», «Расхождения», «Результаты совместной сверки».

В запросе на предоставление «Акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам» указание КБК, ОКАТО является обязательным.
Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам формируется в налоговом органе по всем открытым в налоговом органе налоговым обязательствам.

В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам.

Если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по запрошенным КБК и ОКАТО, налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

Если налогоплательщик (представитель) в установленное время не получил в соответствии с документооборотом установленный документ от спецоператора или от налогового органа, то налогоплательщик (представитель) обращается к спецоператору или в налоговый орган для выяснения причин.

Обращение налогоплательщика (представителя) и письмо налогового органа может содержать не более 64 файлов приложений и иметь размер не более 25 Мбайт.

Для неформализованных документов в форматах JPEG, TIFF, а также изображений, вложенных в документы формата PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Open Document, Open Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet, содержащих отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.